Fimlab: Vierilaitteiden tiedot ajan tasalle Trackinno-palvelun avulla

Kun vierianalytiikan laitteiden vuokraus alkoi kasvattaa jalansijaansa Fimlabin palvelutarjonnassa, yrityksessä havaittiin, ettei laitetietojen ylläpitäminen Excelissä ja laitekohtaisissa päiväkirjoissa ollut enää mielekästä. Tarvittiin ratkaisu, joka kokoaa tiedot keskitetysti samaan järjestelmään. Nyt Fimlab hyödyntää Trackinno-pilvipalvelua vierilaitteiden hallinnassa.

Laitehallinnan haasteena tietojen hajanaisuus

Fimlab Laboratoriot Oy tarjoaa paljon erilaista palvelutoimintaa, johon lukeutuu muun muassa vierianalytiikan laitteiden vuokraus. Vierianalytiikalla tarkoitetaan testausta, joka tehdään potilaan lähellä, ja testin suorittaa useimmiten hoitoyksikön henkilökunta. Vieritestin tulosta käytetään diagnostiikan apuna ja sillä on vaikutusta hoitopäätöksiin. “Ennen vierianalytiikka oli paljon pienemmässä roolissa, mutta nyt tilanne on muuttunut täysin”, pohjustaa Fimlabin vierianalytiikan menetelmistä vastaava kemisti Outi Malminiemi. “Yhtenä tavoitteena osastollani on kasvattaa Fimlabin tunnettuutta vierianalytiikan tarjoajana.”

Haasteeksi vierilaitteiden vuokrauksessa on muodostunut laitetietojen ylläpito. Aiemmin laitteet kirjattiin sairaanhoitopiirin laiterekisteriin ja tietoja hallinnoitiin sairaanhoitopiirin puolelta, mikä vaikeutti merkittävästi tietojen ylläpitämistä. “Tiedot eivät olleet ajan tasalla tai käytettävissä, eikä niitä voitu hyödyntää esimerkiksi laskutuksessa ollenkaan”, Malminiemi selventää. Koska Fimlabilla ei ollut laitehallintaan muuta työkalua, laitetiedoista kerättiin omia Excel-tiedostoja, joiden lisäksi pidettiin laitekohtaista päiväkirjaa paperilla kunkin laitteen luona.

Vaikka laitetietojen ylläpito oli haastavaa, Fimlabilla laitehallinnan ratkaisun etsiminen lähti liikkeelle toisen tarpeen kautta. “Oikeastaan lähdimme hakemaan työvälinettä kemikaalirekisterin ylläpitämiseen. Sitä kautta tuli mieleen, voisiko samantapaista järjestelmää soveltaa myös laitehallinnan puolelle”, kertoo Malminiemi.

Vierilaitteiden tiedot keskitetysti pilvipalveluun

Fimlab valitsi vierianalytiikan laitehallinnan ratkaisuksi Trackinnon. Fimlabin vierilaitteet merkitään Trackinnon QR-koodi-/NFC-tageilla, jotka toimivat linkkeinä pilvipalvelussa ylläpidettyihin laitetietoihin. “Eräs Trackinnon hieno ominaisuus on, että vierilaitteen luona pystyy älypuhelimella pääsemään käsiksi laitteen tietoihin tietokannassa”, kertoo Outi Malminiemi.

Trackinnossa vierilaitteiden tiedot ovat keskitetysti yhdessä paikassa ja palvelu toimii laiterekisterin lisäksi laitekohtaisena päiväkirjana. “Aiemmin laitepäiväkirja on ollut paperilla laitteen luona. Nyt tiedot saadaan keskitetysti Trackinnoon ja niitä pystytään lukemaan muualtakin kuin laitteen vieressä olevalta paperilta”, kertoo Fimlabin vierianalytiikkakoordinaattori Suvi Koskinen. “Kaikki tiedot ovat sähköisesti tallessa, mikä poistaa myös papereiden katoamisen riskin.”

Tällä hetkellä Fimlabilla palvelua käyttää Malminiemen ja Koskisen lisäksi kahdeksan vierihoitajaa ja palveluun on rekisteröity reilusti yli 400 laitetta. Palveluun on tarkoitus antaa lukuoikeudet myös asiakaspalveluhenkilökunnalle. “Dokumentoimme Trackinnoon kaikki vierianalytiikkapalvelun osatekijät: laitteet, laitteiden tapahtumahistorian, asiakkaiden yhteystiedot, laitteiden käytössäolojaksot, muut laskutettavat palvelut sekä omien resurssien käytön”, Malminiemi kertoo. “Näistä osatekijöistä saamme myös ajettua esiin tietoja kulloisenkin tarpeen mukaan.”

Pilvipalvelusta monenlaista hyötyä

Vierilaitteiden hallinnasta vastaavalla Suvi Koskisella Trackinno-palvelu on päivittäisessä käytössä. “Palvelun avulla säästän aikaa esimerkiksi silloin, kun asiakkaalta tulee puhelu, että jonkin laitteen käytössä on ongelmia. Palvelusta pystyn nopeasti katsomaan laitteen tiedoista, mikä siellä on ollut edellisellä kerralla vikana ja mikä silloin oli ratkaisu”, Koskinen kertoo. “Myös silloin, kun laite lähtee huoltoon, palvelusta voi nopeasti kopioida laitteen historiatiedot esimerkiksi sähköpostiin.” Palvelun avulla pystytään reagoimaan ongelmatilanteissa nopeammin, mikä näkyy asiakkaille sujuvana toimintana.

Palveluun kerättyä dataa pystytään hyödyntämään asiakkaiden laskutuksessa sekä toiminnan kehittämisen tukena ja resursoinnissa. Palvelulla pyritään myös estämään vuokrattavien vierilaitteiden katoamista. “Sitä varten toivottiin viimeksi nähty -toimintoa eli toimintoa, jolla varmistetaan, että jokin laite on jollain asiakkaalla”, kertoo Outi Malminiemi. “Joskus laiterekisterin perusteella saattaa näyttää siltä, että asiakkaalla on jokin laite, mutta asiakas ei tunnista sitä ja välittää tiedon, ettei heillä ole kyseistä laitetta.” Trackinnon “Varmenna resurssin tiedot” -toiminnolla voidaan asiakkaan luona tehdyn määräaikaiskäynnin yhteydessä lisätä laitteelle merkintä, että sen on varmistettu olevan tallessa.