Trio: Turhat välikädet pois työkalujen hallinnasta

Kun Trion myymäläpäällikkö Andreas Vepsäläinen sai yrityksen työkalut vastuulleen, käytettiin yrityksen kalustonhallintaan vielä kynää ja paperia. Yrityksessä haluttiin vähentää turhiin kalustoon liittyviin selvittelyihin kuluvaa aikaa ja ratkaisu kalustonhallintaan löytyi Trackinno-palvelusta.

Työkalujen hallinnan haasteena yhden henkilön takana oleva tieto

Trion myymäläpäällikkö Andreas Vepsäläisen vastuualueisiin kuuluvat myymälän lisäksi muun muassa keskitetyn ostotoiminnan kehittäminen ja työkalut. “Meillä ei aiemmin ollut mitään keskitettyä ostotoimintaa, eli sen kehitys kuuluu työnkuvaani, ja siinä lisänä siirtyivät myös työkalut vastuulleni”, Vepsäläinen pohjustaa.

Vielä jonkin aikaa sitten yrityksen kalustoon liittyvä tieto oli yhden henkilön takana ja tietoa ylläpidettiin lähinnä paperilapuilla ja vihkoilla. “Käytännössä kaikki soittivat tälle henkilölle, kun tarvitsivat työkaluja. Hän sai sitten selvitellä, missä työkalut menevät. Se työllisti älyttömästi”, Vepsäläinen kertoo. “Ei ollut mitään yhteistä järjestelmää, mistä kuka tahansa olisi voinut tarkistaa, missä työkalut menevät.”

Kun työkalut siirtyivät Vepsäläisen vastuulle, hän suunnitteli ensin tekevänsä Excel-pohjaisen ratkaisun kalustonhallintaan. “Sitten sattui juuri oikeaan aikaan, että linjasaneerauspuolen liiketoimintajohtajamme Teemu Kallio ilmoitti, että tällainen kalustonhallintaohjelma olisi olemassa. Sitä kautta päädyttiin siihen, että onhan Trackinno paljon helpompi systeemi kuin se, mitä itse alunperin ajattelin. Se on kaikki suoraan työajastani pois”, Vepsäläinen kertoo. “Nyt kun mietin, niin varmaan vieläkin väsäisin sitä Exceliä, että saisin sen toimimaan.”

Työkalut hallintaan käyttäjäystävällisellä pilvipalvelulla

Triolla otettiin käyttöön Trackinno-palvelu. Käyttöönottopäätöksessä tärkein kriteeri oli palvelun helppokäyttöisyys, sillä yrityksellä on työntekijöitä 18-vuotiaista 60-vuotiaisiin. “Meillä on paljon asentajia, jotka ovat vanhempaa ikäpolvea eivätkä helposti ota mitään uutta vastaan”, Vepsäläinen kertoo. Vaikkeivät kaikki olekaan mobiilisukupolvea, on Trackinnon käyttöönotto sujunut Vepsäläisen mukaan hyvin. “Yleensä riittää, kun kerran kädestä pitäen näyttää, miten se toimii. Se on niin helppo käyttää.”

Trackinnon käyttöönotossa Trion työkaluihin kiinnitettiin QR-koodi-/NFC-tarrat, jotka toimivat linkkeinä työkalujen ja pilvipalvelussa ylläpidettyjen tietojen välillä. Lukemalla tarran mobiililaitteella päästään helposti käsiksi kunkin työkalun tietoihin ja tekemään kalustokirjauksia. “En ole itse edes keksinyt helpompaa tapaa, jolla sen voisi tehdä”, Vepsäläinen toteaa.

Trion asentajat käyttävät pääasiassa Trackinnon Ota käyttöön ja Palauta käytöstä -toimintoja. “Meillä on yksi varasto, jossa on yhteisessä käytössä olevia työkaluja ja isompia koneita. Asentajat hakevat sieltä itsenäisesti, mitä tarvitsevat, ja tekevät kirjaukset itse”, Andreas Vepsäläinen kertoo. Trio käyttää Trackinnoa myös esimerkiksi huoltojen ja kalibrointien hallinnointiin, mutta nämä merkinnät Vepsäläinen tekee palveluun itse. “Esimerkiksi jos laitteita menee huoltoon tai jotain on rikki tai puuttuu osia, niin ne menevät sitten minun kauttani.”

Aikaa vapautunut olennaiseen työn tekemiseen

Andreas Vepsäläinen on tyytyväinen palvelun tuottamiin tuloksiin: kaikkien yhteisiä työkaluja käyttävien työ on helpottanut. “Olen itse jäänyt välikädestä pois, eikä meidän tarvitse lähteä soittelemaan ympäri firmaa, missä mikäkin työkalu menee. Näemme Trackinnosta suoraan, onko jokin työkalu toimistolla vai käytössä, ja löydämme heti oikean henkilön, jolta kysyä sitä. Eli jää turhat kyselyt ja soittelut pois välistä”, Vepsäläinen kertoo. “Palvelu on vapauttanut yhden ihmisen työtunteja aika paljon muuhun käyttöön. Sanoisin, että säästämme muutamia tunteja päivässä.” Tämä tuo yritykselle myös kilpailuetua. “Pystymme keskittymään olennaiseen työn tekemiseen ja kalusto on saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan.”

Vepsäläinen näkee palvelusta olevan hyötyä myös varastosuunnittelussa. “Tiedämme, miten paljon meillä on tavaraa ja paljonko sille tarvitaan varastotilaa. Toki kalusto on mieluiten koko ajan käytössä, mutta on hyvä olla jonkin näköistä tietoa siitä, miten paljon tilaa ne tarvittaessa vievät. Meillä on suhteellisen pienet tilat toimintaan nähden”, Vepsäläinen kertoo. Nyt yrityksen on myös mahdollista seurata, häviääkö työkaluja. “Ennen emme tienneet tarkalleen, mitä kalustoa meillä on. Nyt jos jotain häviää, niin ainakin tiedämme, mitä meillä on ollut aiemmin.”